• مارکوشیال
• توسط
• چهارشنبه ۱ اسفند ۱۴۰۳

برگزاری وبینار و نکات آن | صفر تا صد اجرای وبینارهای حرفه ای

وبینار چیست؟

وبینار که با اصطلاحات دیگری مانند وب سمینار یا سمینار آنلاین نیز شناخته می‌شود یک کارگاه یا همایش آنلاین است که مانند همایش‌های حضوری یک یا تعدادی میزبان و شرکت‌کننده دارد. برای برگزای وبینار نیاز به نرم‌افزارهای ارتباطی است، وبینارها بیشتر به صورت پخش زنده برگزار می‌شوند، اما در مواردی ممکن است به صورت ویدیوهای از قبل ضبط شده هم باشند. برگزاری وبینار اصول و قواعد خاصی دارد. برای اینکه یک وبینار به بهترین شکل ممکن اجرا شود، برنامه‌ریزی‌ها باید از مرحله قبل اجرا شروع و تا بعد از آن ادامه پیدا کند. 

مزایای برگزاری وبینار

این‌روزها برگزاری وبینار جایگزین همایش‌ها و جلسات حضوری شده و این مسئله مزایای زیادی دارد. در گذشته برای شرکت در یک همایش مهم شرکت‌کنندگان باید از شهرها و مناطق مختلف به محل برگزاری سفر می‌کردند، این کار به جز هزینه سفر، هزینه اسکان، پذیرایی از شرکت‌کنندگان و... را هم شامل می‌شد که گاهی باعث صرف هزینه‌های زیاد می‌شد. با روی کار آمدن وبینارها و افزایش استفاده از آن‌ها اما شرایط شرکت در همایش‌ها بسیار ساده‌تر شده و هر کس از هرجای دنیا امکان شرکت در سمینار یا همایش مورد علاقه یا نیاز خود را دارد.

مزایای وبینار برای میزبان

نکات گفته شده، مزایای کلی وبینار هستند اما برگزاری وبینار هم برای میزبانان و هم برای شرکت‌کنندگان دارای امتیازات شخصی نیز هست. به عنوان مثال وبینار می‌تواند یک راه کسب درآمد برای میزبان باشد تا از طریق تبلیغات خود بدون هزینه برای اجرای یک فضای خاص به معرفی برند خود بپردازد. در وبینارها تنها افرادی شرکت می‌کنند که به موضوع وبینار علاقه‌مند هستند، با شناسایی این افراد در مواردی که وبینار با هدف کسب در‌آمد انجام می‌شود، عملا مشتریان فعال هم شناخته می‌شوند.

بسیاری از هزینه‌های میزبانی مثل پذیرایی از شرکت‌کنندگان، اجاره سالن برگزاری همایش، فراهم کردن محل اقامت شرکت‌کنندگان در همایش‌های خاص و... با برگزای وبینار و همایش‌های آنلاین کاهش پیدا می‌کند.

مزایای وبینار برای شرکت‌کننده

اما برگزاری وبینار برای شرکت‌کنندگان آن هم مزایای زیادی دارد، یکی از این مزایا عدم نیاز به حضور فیزیکی در شهر یا محل برگزاری همایش بود که به آن اشاره شد. وبینارها همچنین فرصت شرکت در جلسات و همایش‌های بزرگ‌ترین اساتید را هم به شرکت‌کنندگان می‌دهد. هزینه پایین‌تر از نظر مراجعه و شرکت در وبینار، امکان ضبط و استفاده مجدد از وبینار در بعضی از انواع آن و... از مزایای جایگزینی وبینار با همایش‌های آنلاین برای شرکت‌کنندگان هستند.

اقدامات قبل از برگزاری وبینار

برای اینکه برگزاری وبینار به بهترین شکل انجام شود و میزبان به تمام اهداف خود از برگزاری وبینار برسد باید برای اجرا برنامه‌ریزی کامل داشته باشد. برنامه‌ریزی باید به سه بخش قبل از برگزاری، حین برگزاری و بعد از آن تقسیم شود و مجموع اتفاقاتی که در هر مرحله رخ می‌دهد، نتیجه نهایی وبینار را تشکیل می‌دهد.

اقدامات قبل از برگزاری به منظور آمادگی بیشتر میزبان و برگزاری هرچه بهتر وبینار اهمیت دارد. این اقدامات شامل چند مرحله است که هر مرحله جزئیات مختلفی دارد که در ادامه در مورد هر کدام از آن‌ها صحبت خواهد شد.

انتخاب نوع وبینار

وبینارهای انواع مختلفی دارند که هرکدام با هدفی متفاوت و برای برنامه‌های مختلف استفاده می‌شوند. روش ارائه وبینار براساس موضوع آن مشخص می‌شود. بعضی از وبینارها نیاز به ارتباط و تعامل مستقیم با شرکت‌کنندگان دارند، برای برگزاری وبینار از این نوع باید از نوع پخش زنده استفاده کرد.

سایر انواع وبینارها، براساس نوع کاربرد به شرح زیر هستند:

• نمایش اسلاید: این نوع وبینار با اسلایدهایی از پیش آماده شده برگزار می‌شود، این نوع از وبینار می‌تواند مکملی برای پخش زنده باشد یا در یک جلسه ویدیویی برای تمام شرکت‌کننده‌ها به طور همزمان پخش شود.
• پخش زنده: در این نوع از وبینار یک یا چند میزبان به طور زنده و مستقیم با یک گروه از شرکت‌کنندگان ملاقات می‌کنند. این نوع از وبینار برای سخنرانی، همایش‌های آموزشی، معرفی محصول و هر موضوعی که نیاز به تعامل مستقیم با مشتریان داشته باشد، مناسب است.
• وبینار با قابلیت چت: این نوع از وبینار یک پخش آنلاین است که شرکت‌کنندگان در آن امکان چت کردن و قرار دادن پیام‌های متنی حین برگزاری وبینار را دارند. مزیت این نوع وبینار امکان بررسی بازخورد مخاطبین حین اجرا و... را دارد.
• وبینار از پیش ضبط شده: این نوع از وبینار قبل از پخش ضبط و سپس برای گروهی از شرکت‌کنندگان نمایش داده می‌شود. مزیت این وبینار امکان استفاده مجدد از آن برای شرکت‌کنندگان است. همچنین می‌توان پخش وبینار را در بهترین زمان و تاریخ انجام داد. در واقع جابجایی زمان محدودیتی در این نوع وبینار ایجاد نمی‌کند.

انتخاب پلتفرم پخش

بعد از اینکه نوع وبینار مشخص شد باید پلتفرمی که وبینار در آن پخش می‌شود را انتخاب کرد. پلتفرم و بستر پخش وبینار به نوع آن بستگی دارد. بسترهای مختلفی برای پخش وبینار وجود دارد که می‌توان از هرکدام از آن‌ها استفاده کرد. 

بعضی از پلتفرم‌ها امکانات ویژه‌ای در اختیار میزبان و شرکت‌کنندگان قرار می‌دهند که در صورت نیاز به آن‌ها امکان استفاده از کلیه امکانات وجود دارد. بهتر است بعد از انتخاب پلتفرم کلیه شرایط استفاده از آن را بررسی کرد و با جزئیات مصرف آن‌ها آشنا شد تا در صورت نیاز به توضیحی خاص برای مشتریان این کار را قبل از شروع وبینار انجام داد تا شروع کار به تعویق نیفتد.

برگزاری وبینار در مارکوشیال

در پلتفرم جامع مارکوشیال، به سادگی می‌توانید انواع ایونت‌های سمینار و وبینارهای مختلف را در بستر بزرگ و قدرتمند آنلاین مارکو برگزار کنید. برای این کار تنها کافیست در وبسایت یا اپلیکیشن مارکو، ثبت نام کنید و رویداد آنلاین خود را برگزار کنید. در بستر مارکو می‌توانید رویدادهای مختلفی را حتی بصورت حضوری و آنلاین همزمان برگزار کنید و آن‌ها را روی نقشه جامع ایونت‌های مارکو به ثبت برسانید.

انتخاب موضوع وبینار

در مرحله بعد باید موضوع وبینار را انتخاب کرد. البته موضوع را می‌توان پیش از انتخاب پلتفرم هم انتخاب کرد اما در صورتی که پلتفرم به گونه‌ای باشد که امکان پخش چند نوع وبینار در آن وجود داشته باشد، این امکان وجود دارد که انتخاب موضوع را بعد از مشخص کردن پلتفرم انجام داد.

اگر موضوع مربوط به یک کسب و کار خاص باشد، بهتر است زیر مجموعه‌های همان کسب و کار را انتخاب کرد اما اگر وبینار بدون موضوع از پیش تعیین شده و صرفا برای شروع کار همایش‌ها باشد، انواع موضوعات زیر قابل انتخاب هستند:

• میز گرد
• تست محصولات جدید یک شرکت
• وبینارهای آموزشی
• مصاحبه‌های تخصصی
• وبینارهای درسی
• تمرینات تیمی و آمادگی کارهای گروهی
• بهتر است انتخاب موضوع بعد از مشورت با متخصصین انجام شود تا وبینار در نهایت بهترین بازخورد را داشته باشد.

تشکیل تیم

بعد از مشخص شدن موضوع و پلتفرم اقدام بعدی تشکیل تیم برگزاری است. حداقل تعداد نفراتی که برای برگزاری یک وبینار مورد نیاز است، یک میزبان، یک سخنران و یک سرمایه‌گذار است اما بسته به موضوع و محتوای وبینار ممکن است تیم از اعضای مختلف دیگری تشکیل شود.

به عنوان مثال یک گروه یا شخص خاص برای تولید محتوای وبینار، تیمی برای انتخاب و گزنیش شرکت‌کنندگان، یک تیم برای اجرا و.... طبیعتا حضور اعضای مختلف تیم، قیمت نهایی وبینار را افزایش می‌دهد.

چک لیست موضوعات و مراحل وبینار

تهیه یک چک لیست کامل از فعالیت‌ها و کارهایی که باید در طول اجرای یک برنامه انجام شود، دقت کار را افزایش داده و از بروز خطا، به خصوص ضررو زیان مالی جلوگیری می‌کند. چک لیست مناسب برای برگزاری وبینار می‌تواند شامل جزئیات زیر باشد:

• آماده‌سازی محتوا
• هماهنگ کردن پلتفرم
• هماهنگی با شرکت‌کنندگان
• آماده‌سازی نرم‌افزارها و ابزار
• بررسی و بازخوردها 

تبلیغ وبینار

در مرحله بعد کم کم برگزاری وبینار آغاز می‌شود. این کار با تبلیغ وبینار آغاز می‌شود. راه‌های مختلفی برای تبلیغ وبینار وجود دارد. به عنوان مثال تبلیغ آن در شبکه‌های اجتماعی پرطرفدار یا استفاده از سرویس پیامکی و... برای معرفی همایش به شرکت‌کنندگان فعال. به علاوه این امکان وجود دارد که وبینار را از طریق خود شرکت‌کنندگان نیز تبلیغ کرد. به عنوان مثال با دادن امتیاز شرکت رایگان در وبینارهای بعدی در صورت معرفی وبینار به دوستان و... می‌توان مخاطبین بیشتری را جذب تماشا و استفاده از وبینار کرد.

در مورد برگزاری وبینار و شرکت‌کنندگان آن این نکته را باید در نظر داشت که برای نظم بیشتر پلتفرم و راحتی کار میزبان‌ها از مدتی قبل از همایش ثبت‌نام شرکت‌کنندگان آغاز می‌شود. بهتر است برای نظم بیشتر و جذب بهتر مخاطبین، چند روز قبل از وبینار با ارسال ایمیل افرادی که برای شرکت ثبت‌نام کرده‌اند را از زمان دقیق برگزاری مطلع کرد. 

آماده‌سازی ابزارهای برگزاری وبینار

در نهایت باید تمام ابزارهایی که برای برگزاری وبینار مورد نیاز است را در چند نوبت بررسی کرد. این کار مهم‌ترین اقدام قبل از شروع وبینار است که اگر به درستی انجام نشود حتی احتمال اختلال در برگزاری هم وجود دارد. چک کردن دوربین‌ها، میکروفن، نور، ارتباط اینترنتی و... اقدامات مهمی است که باید قبل از برگزاری انجام شود. این بررسی‌ها چند روز قبل، چند ساعت و چند دقیقه قبل از شروع کار مورد نیاز است.

نکاتی که برگزاری وبینار را موفقیت‌آمیز می‌کند

اقدامات قبل از وبینار به برگزاری راحت آن کمک می‌کنند اما برخی نکات نیز وجود دارند که اجرای آن‌ها قبل و حین برگزاری به اجرای بهتر کمک می‌کند. اگر تمام مراحل قبل از وبینار به درستی انجام شده باشد، اجرا نیز به بهترین شکل انجام شده و نتایج لازم از آن نیز دریافت می‌شود.

تمرین و تسلط به موضوع وبینار

تا روز شروع وبینار تمام میزبانان باید به موضوع و محتوا تسلط پیدا کنند. تمرین و تسلط در موضوع به خصوص برای سخنران اهمیت زیادی دارد. به علاوه باید برای پرسش و پاسخ احتمالی به شرکت‌کنندگان هم آمادگی پیدا کرد، به منظور ایجاد این آمادگی باید سوالاتی که احتمال پرسیدن آن‌ها توسط شرکت‌کنندگان وجود دارد را مشخص کرد و پاسخ‌های مورد نیاز برای هرکدام را هم تا حدودی آماده کرد. 

زمان‌بندی و برنامه‌ریزی دقیق مراحل

یکی از مشکلاتی که ممکن است حین همایش‌ها و حتی برگزاری وبینار رخ دهد خسته شدن شرکت‌کنندگان از موضوع و اتفاقاتی است که در طول اجرا رخ می‌دهد. برای جلوگیری از این موضوع و همراه کردن مخاطبین تا آخر برنامه باید زمان‌بندی مشخصی برای تعامل با مخاطبان داشت. به عنوان مثال به موقع استراحت داد یا با پرسیدن سوالات مخاطبان را در جریان برگزاری همراه کرد.

اگر زمان وبینار طولانی است بهتر است که اجرا به چند مرحله تقسیم شود و در هر مرحله نیز تایم استراحت، برنامه‌های تفریحی مانند یک فیلم کوتاه و... در طول اجرا، در نظر گرفته‌ شود.

تعامل با مخاطب

تعامل با مخاطب مزایای زیادی دارد که مهم‌ترین آن‌ جلوگیری از خستگی و همراه بودن مخاطبان تا آخر اجرا است. همچنین به منظور بررسی بازدهی وبینار و تعیین نتایج نیز تعامل با مخاطبین اهمیت دارد. با بررسی نظرات و بازخوردها می‌توان تا حد زیادی متوجه شد که مخاطبین چه برداشتی از وبینار داشته و تا چه حد با آن همراه هستند تا در صورت لزوم موضوعات را بازتر کرد و با توضیح جزئیات به درک و فهم بهتر مخاطبین کمک کرد. این کار به خصوص در وبینارهای آموزشی و درسی اهمیت دارد، سخنران در این وبینارها که همان استاد است با پرسیدن سوال نیاز شرکت‌کنندگان به توضیح بیشتر یا موضوعات را تشخیص می‌دهد.

اقدامات مهم بعد از برگزاری وبینار

برخلاف تصور عموم، بعد از اتمام برگزاری وبینار و به پایان رسیدن آن کار تمام نمی‌شود. مراحل نهایی وبینار برای داشتن یک وبینار حرفه‌ای اقدامات بعد از برگزاری هستند که وضعیت وبینارهای بعدی میزبان را نیز تعیین می‌کنند. این اقدامات هم به چند مرحله تقسیم می‌شود و نتایج مجموع این مراحل وضعیت کلی وبینار را مشخص کرده و به میزبان کمک می‌کند که وبینارهای بعدی خود را حرفه‌ای‌تر برگزار کند.

تجزیه و تحلیل داده‌ها

بعد از اتمام وبینار باید لیست ثبت‌نام شده‌ها و افرادی که در وبینار شرکت کرده‌اند را بررسی کرد. داده‌هایی مانند مقایسه تعداد نفرات ثبت‌نام شده با شرکت‌کننده‌ها، افرادی که تا پایان وبینار را تماشا کرده‌اند، افراد فعال در وبینار و... اطلاعات خوبی از وضعیت وبینار را در اختیار میزبان قرار می‌دهد. برای تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها و اطلاعات وبینار می‌توان از فرم‌های نظرسنجی در حین اجرا یا بعد از اتمام آن استفاده کرد. حتی نظرسنجی از شرکت‌کنندگان و تعداد افرادی که در این نظرسنجی شرکت کرده‌اند نیز تاثیر زیادی در بررسی بازخوردها و آمارگیری از وضعیت وبینار دارد.

مرور وبینار در فرصت مناسب

معمولا تمام پلتفرم‌ها یک نسخه کامل از وبینار را ضبط کرده و در اختیار میزبان اصلی یا شخصی که هزینه‌های پلتفرم را پرداخت کرده است، قرار می‌دهند. با استفاده از ویدیوهای ضبط شده و مشاهده مجدد آن‌ها می‌توان خطاهای موجود در برگزاری را بررسی کرد و با تمرین و حل آن‌ها، از بروز مجدد در وبینارهای بعدی جلوگیری کرد. همچنین بخش‌هایی که می‌تواند تبلیغ و معرف وبینار باشد را در شبکه‌های اجتماعی پخش کرده و از این طریق هم برای تبلیغ بیشتر برند، کسب و کار و حتی شخص میزبانان اقدام کرد.

پیگیری وضعیت شرکت‌کنندگان

و در نهایت، آخرین مرحله از یک وبینار حرفه‌ای پیگیری وضعیت شرکت‌کنندگان است. تعامل با شرکت‌کنندگان علاوه بر حین اجرا بعد از آن هم اهمیت دارد. به منظور برقراری این تعامل روش‌های مختلفی وجود دارد، به عنوان مثال می‌توان با وارد کردن شرکت‌کننده‌ها به یک کانال یا گروه، به سوالاتی که ممکن است بعد از وبینار برای آن‌ها ایجاد شود پاسخ داد یا لینک وبینار، موضوعات مرتبط با وبینار و... را برای آن‌ها ارسال کرد. این کار شانس شرکت و ثبت‌نام این افراد و معرفی وبینارهای بعدی توسط آن‌ها به دوستان و آشنایان را افزایش می‌دهد که برای وبینارهای کسب و کار و کسب درآمد اهمیت زیادی دارد.

از بین بردن محدودیت‌های جغرافیایی از طریق ارتباط با وبینار

وبینارها تغییرات زیادی در برگزاری همایش و سمینارهای بزرگ ایجاد کردند. وبینارها محدودیت جغرافیایی را از بین برده و امکان ارتباط از سراسر جهان را برای علاقه‌مندان به شرکت در همایش و... فراهم کرده‌اند. البته وبینارهایی نتیجه نهایی خوبی داشته و بهترین بازخورد را دارند که در برگزاری‌ آن‌ها تمام اصول یک وبینار حرفه‌ای به طور دقیق رعایت شود.